Das Wichtigste in Kürze
- In Deutschland sind Referenzen kein Standardbestandteil der Bewerbung: Das qualifizierte Arbeitszeugnis nach § 109 GewO erfüllt dieselbe Funktion und wird erwartet.
- Kontaktdaten von Referenzpersonen gehören nicht in den Lebenslauf, sondern auf eine separate Referenzliste, die Sie erst auf Nachfrage nachreichen.
- Der Hinweis „Referenzen auf Anfrage" ist die einzige Zeile zum Thema, die im Lebenslauf sinnvoll ist – und auch die ist verzichtbar.
- Auf Führungsebene und im Executive Search sind Referenzen die Regel: zwei bis drei Namen, abgefragt meist nach der zweiten Gesprächsrunde.
- Ohne ausdrückliche Einwilligung dürfen Sie die Kontaktdaten einer Referenzperson nicht weitergeben – es sind personenbezogene Daten Dritter.
Referenzen sind in der deutschen Bewerbung kein Pflichtbestandteil und gehören in aller Regel nicht in den Lebenslauf. Diese Funktion übernimmt hier das qualifizierte Arbeitszeugnis, auf das Sie nach § 109 GewO einen Rechtsanspruch haben. Relevant werden sie in vier Fällen: wenn die Stellenanzeige sie verlangt, auf Führungs- und Executive-Ebene, bei Bewerbungen im angelsächsischen Raum und in der Wissenschaft. Dann nennen Sie zwei bis drei Personen – auf einem separaten Blatt, nicht im Lebenslauf.
Sind Referenzen im Lebenslauf in Deutschland üblich?
Nein. In Deutschland, Österreich und der Schweiz ersetzt das schriftliche Arbeitszeugnis den Referenzanruf, der in den USA und Großbritannien zum Standardverfahren gehört. Wer eine deutsche Bewerbung öffnet, erwartet die letzten zwei bis drei Arbeitszeugnisse in den Anlagen – keine Liste mit Telefonnummern. Ein eigener Abschnitt „Referenzen" wirkt deshalb wie ein aus dem Englischen übernommenes Muster.
Der Grund liegt im Arbeitsrecht. § 109 Abs. 1 GewO gibt jedem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen zusätzlich über Leistung und Verhalten. Wer alle Stationen mit Zeugnis belegen kann, hat den Nachweis bereits erbracht. Welche Dokumente in welcher Reihenfolge dazugehören, klärt der Ratgeber zu den Anlagen der Bewerbung.
Wann Referenzen sinnvoll sind – die Entscheidungstabelle
Ob Sie Referenzen brauchen, hängt an Zielland, Hierarchieebene und Beschäftigungsform. Für Fachkräfte in Deutschland lautet die Antwort in den meisten Verfahren „nein". Je weiter Sie nach oben, nach außen oder in die Selbstständigkeit gehen, desto klarer wird sie zum „ja" – dann aber als vorbereitetes Dokument, nicht als Zeile im Lebenslauf.
| Situation | Referenzen? | Form |
|---|---|---|
| Fachkraft, Bewerbung in Deutschland | Nein, außer ausdrücklich gefordert | Arbeitszeugnisse in den Anlagen, keine Zeile im Lebenslauf |
| Führungskraft, Executive Search | Ja, aber erst auf Nachfrage | Vorbereitete Referenzliste als eigenes PDF, zwei bis drei Namen |
| Bewerbung in UK, USA, Kanada | Ja, fest eingeplant | Kein „References"-Abschnitt im CV, Liste auf Anfrage nachreichen |
| Wissenschaft, internationale Ausschreibungen | Ja, Standard | Zwei bis drei „Referees" mit Institution und Dienstadresse, oft direkt im CV |
| Freelancer, Beratung, Projektgeschäft | Ja, als Kundenreferenz | Projektliste mit Auftraggeber und Ergebnis, Namen nur nach Freigabe |
| Öffentlicher Dienst | Nein | Dienstliche Beurteilungen, Nachweise laut Ausschreibung |
Zwei Sonderfälle: Im Lebenslauf auf Englisch ist der Abschnitt „References available on request" verzichtbar, weil Referenzen ohnehin abgefragt werden. Im akademischen Lebenslauf gilt das Gegenteil: Dort stehen Gutachter mit Dienstadresse häufig direkt im CV.
Was im Lebenslauf steht – und was auf ein eigenes Blatt gehört
Im Lebenslauf selbst steht höchstens eine Zeile: „Referenzen auf Anfrage". Sie sagt, dass Sie Referenzgeber haben, ohne deren Nummern an jeden Empfänger zu verteilen. Alles Weitere gehört auf ein separates Blatt, das Sie erst nachreichen, wenn danach gefragt wird. Diese Trennung ist keine Formsache, sondern Datenschutz und Diskretion in einem – wie auch bei den übrigen persönlichen Daten im Lebenslauf.
Kontaktdaten Ihrer Referenzpersonen sind personenbezogene Daten Dritter und dürfen nur mit deren Einwilligung weitergegeben werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Lebenslauf wandert zudem durch das Bewerbermanagementsystem und bleibt dort gespeichert: Eine Handynummer im PDF erreicht mehr Menschen, als Ihr früherer Chef ahnt.
Wen Sie als Referenzgeber benennen
Geeignet ist, wer Ihre Arbeit fachlich beurteilt hat und über Ihnen oder außerhalb Ihres Teams stand: ehemalige Vorgesetzte, Auftraggeber und Kunden, Projektsponsoren, bei Wissenschaftlern die betreuende Professorin. Ungeeignet sind Kollegen auf gleicher Ebene, eigene Mitarbeitende, Familie und Freunde – ihre Aussage lässt sich nicht als unabhängig lesen, und genau darum geht es.
- Ehemalige direkte Vorgesetzte – die stärkste Referenz, weil sie Leistung, Führungsverhalten und Ergebnisse aus erster Hand beurteilen können.
- Kunden und Auftraggeber – die passende Wahl für Vertrieb, Beratung und Freelance-Profile, sofern keine Vertraulichkeitsvereinbarung entgegensteht.
- Projekt- oder Programmsponsoren – sinnvoll in Matrixorganisationen, wo der disziplinarische Vorgesetzte Ihre Projektarbeit nie beobachtet hat.
- Professoren und Promotionsbetreuer – im wissenschaftlichen Umfeld Norm, in der Wirtschaft nur bei Promotionsbezug relevant.
- Der amtierende Vorgesetzte – nur mit ausdrücklicher Zustimmung. Ohne sie riskieren Sie Ihr laufendes Arbeitsverhältnis, bevor die neue Stelle sicher ist.
Wie Sie eine Referenz einholen: fragen, briefen, aktuell halten
Eine Referenz holen Sie in drei Schritten ein: anfragen, Einverständnis einholen, briefen. Der häufigste Fehler ist der ausgelassene dritte Schritt – die Person sagt zu und wird dann von einem Personalberater angerufen, ohne zu wissen, auf welche Position Sie sich bewerben.
- Persönlich anfragen, nicht per Serienmail. Ein Anruf oder eine kurze persönliche Nachricht mit Bezug auf die gemeinsame Zeit; die Bitte um Erlaubnis, den Namen nennen zu dürfen, kommt im gleichen Gespräch.
- Einverständnis für die Kontaktdaten separat klären. Fragen Sie ausdrücklich, welche Nummer und Adresse weitergegeben werden dürfen.
- Kurz briefen. Ein Absatz genügt: Zielposition, Unternehmen, die zwei bis drei Punkte, auf die es ankommt, und der Zeitraum, in dem der Anruf kommen dürfte.
- Aktualität prüfen. Funktion, Arbeitgeber und Durchwahl vor jedem Versand gegenchecken. Ein Referenzgeber, der seit zwei Jahren woanders arbeitet, wird nicht erreicht – und der Eindruck bleibt.
In den Bewerbungen, die wir seit 2013 für Fach- und Führungskräfte erstellt haben, zeigt sich ein klares Muster: Auf Fachebene fragt praktisch niemand nach Referenzen, im Executive Search dagegen fordern Personalberater fast immer zwei bis drei Referenzgeber an – meist nach der zweiten Gesprächsrunde, kurz vor der Präsentation beim Mandanten. Unsere Empfehlung deshalb: Liste vorbereiten und griffbereit halten, aber nicht in den Lebenslauf schreiben.
Referenzschreiben oder Arbeitszeugnis – was zählt mehr?
Im deutschen Bewerbungsverfahren zählt das Arbeitszeugnis, das Referenzschreiben ergänzt. Das Zeugnis folgt einer eingespielten Systematik, die jeder Personalverantwortliche lesen kann. Ein Referenzschreiben ist freiwillig, trägt die Unterschrift einer Person und darf konkret werden, wo die Zeugnissprache abstrakt bleibt.
| Kriterium | Arbeitszeugnis | Referenzschreiben |
|---|---|---|
| Rechtslage | Anspruch nach § 109 GewO | Freiwillig, kein Anspruch |
| Absender | Der Arbeitgeber, gezeichnet für das Unternehmen | Eine Person: frühere Führungskraft, Kunde, Professorin |
| Sprache | Wohlwollend, formalisierte Zeugnissprache | Frei formuliert, mit Projekt- und Ergebnisbeispielen |
| Rolle in der Bewerbung | Erwartete Standardanlage | Zusatz, ersetzt kein fehlendes Zeugnis |
Ein Referenzschreiben ist die richtige Lösung, wenn ein Arbeitszeugnis nicht mehr zu beschaffen ist – etwa weil der Betrieb liquidiert wurde. Bitten Sie den damaligen Vorgesetzten dann um ein Schreiben auf eigenem Briefkopf mit Zeitraum, Funktion und zwei belegbaren Ergebnissen. Als Ersatz für ein Zeugnis, das Sie nie eingefordert haben, funktioniert es nicht.
Die Referenzliste: Aufbau und Formulierung
Die Referenzliste ist ein eigenes Dokument im Layout Ihrer Bewerbung, meist eine halbe Seite. Pro Person vier Angaben: Name, aktuelle Funktion und Unternehmen, Ihren gemeinsamen Bezug mit Zeitraum, dazu die freigegebenen Kontaktdaten. Der Bezug ist der wichtigste Teil – er sagt, wozu diese Person Auskunft geben kann. Zwei Einträge aus der Praxis:
- Vorgesetzter, Industrie: „Dr. Markus Lehnert, Werkleiter, Nordheim Antriebstechnik GmbH – mein Vorgesetzter während meiner Zeit als Leiterin Produktionsplanung, 04/2021 – 09/2024, gemeinsame Verlagerung zweier Fertigungslinien. Erreichbar unter +49 …"
- Kunde, Beratung: „Sabine Ortmann, Leiterin Konzernrechnungswesen, Vestal Group AG – Auftraggeberin des SAP-S/4HANA-Rollouts, 01/2023 – 06/2025, Ansprechpartnerin für Projektsteuerung und Ergebnis. Kontakt über s.ortmann@…"
Zur Anfrage bei der Referenzperson genügt ein kurzer Text: „Ich bewerbe mich derzeit auf eine Position als Leiter Supply Chain bei einem Automobilzulieferer. Dürfte ich Sie als Referenz für unsere gemeinsame Zeit bei … benennen? Es geht vor allem um die Werksverlagerung 2024 und die Führung des Planungsteams. Mit einem Anruf wäre in den nächsten zwei bis drei Wochen zu rechnen." Wer so fragt, bekommt eine belastbare Zusage statt eines Vielleicht. Auf welcher Ebene Referenzen abgefragt werden, ordnet der Ratgeber Lebenslauf für Führungskräfte ein.
LinkedIn-Empfehlungen: nützlich, aber keine Referenz
LinkedIn-Empfehlungen sind öffentliche Kurztexte im Profil und ersetzen keine Referenz, weil niemand nachfragen kann. Ihr Wert liegt anderswo: Personalberater lesen das Profil, bevor sie anrufen, und eine konkrete Empfehlung eines früheren Vorgesetzten wirkt dort wie ein Vorschuss. Skill-Bestätigungen per Klick zählen nicht – sie sagen nichts über Zusammenarbeit aus.
Zwei bis drei Empfehlungen genügen, wenn sie Rolle, Projekt und Ergebnis nennen. Zehn kurze Texte im gleichen Tonfall wirken abgesprochen. Bitten Sie deshalb gezielt und nennen Sie den Anlass mit.
Fehler, die eine Referenz wertlos machen
Referenzen scheitern selten an schlechten Auskünften, sondern am Umgang mit ihnen. Ein Bereichsleiter Einkauf aus der Chemiebranche kam mit drei Referenzgebern samt Mobilnummern auf Seite zwei seines Lebenslaufs zu uns – einer davon war sein amtierender Vorgesetzter, der vom Wechselwunsch nichts wusste. Wir haben die Namen aus dem Lebenslauf genommen, den aktuellen Chef gestrichen und aus dem Rest eine Liste gemacht, die er auf Anfrage nachreicht.
- Kontaktdaten ohne Zustimmung. Namen und Nummern im Lebenslauf, ohne dass die Genannten davon wissen – rechtlich angreifbar und sozial teuer.
- Die überraschte Referenz. Ein Anruf ohne Vorwarnung führt zu vagen Antworten – nicht aus Missgunst, sondern aus Unvorbereitetheit.
- Veraltete Angaben. Der Referenzgeber ist längst woanders, die Durchwahl tot. Was ankommt, ist mangelnde Sorgfalt.
- Der eigene Vorgesetzte in ungekündigter Stellung. Ohne Freigabe ist das kein Vertrauensbeweis, sondern ein Risiko für das laufende Arbeitsverhältnis.
